Referat af bestyrelsesmøde 6. januar 2022

Referat af Bestyrelsesmøde torsdag den 6. januar 2022 kl. 18.30 i klubhuset

Tilstede fra bestyrelsen: Martin Jacobsen (MJ), Christina Jørgensen (CJ), Torben Grunheit (TG) (ref.), Torben Jørgensen (TJ), Mogens Hallager (MH), Brian Ditlev (BD), Thomas Hermansen (TH) & Torben Vestergaard (TV)

Afbud:  Troels Nørgaard (TN)

Dagsorden:

1. Godkendelse af dagsorden

• Ingen anmærkninger til dagsordenen.

2. Opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde

• TE har opdateret sponsoraftalerne i klubbens CRM system. BD og TE sender oversigten til resten af bestyrelsen i løbet af de kommende dage.
• JFC Jobbank/rekruttering. Opbygning på JFC hjemmeside som viser ledige poster og muligheder i klubben samt opslag hvor der er behov for hjælpende hænder. Ansvarlig MJ og TE
• Tøj samhandelsaftale og webshop. Der er indgået en ny aftale med SportDirect for de næste 3 år. Vi bibeholder Nike Teamsport program. Leverandører bl.a. valgt baseret på følgende værdier, Arbejdsgang - overskuelighed - betingelser - leveringstider og naturligvis priser/rabatter. Der er ligeledes lavet faste standarder/procedure både hos leverandør og Jyllinge FC gældende for bestillinger af klubtøj mm fremadrettet.
  Bestillingsstandard er følgende:
  • Ordrebekræftelse med reference på alle ordre sendes til 3 mailadresser (forretningsfører, kasserer, formand)
  • Det er kun forretningsfører (Thomas Elmar) og formanden (Martin Jacobsen) i Jyllinge FC som kan bestille/lave ordre.
  • Når varer er leveret sendes faktura pr. mail til henholdsvis Torben og Thomas 
  • Faktura bliver betalt når Thomas og godkendt leverancen og kvitteret på følgeseddel.
  • Kvitteret følgeseddel hæftes sammen med betaling.

  Kamptøj bestilles under forudsætning af godkendelse og betaling fra tøjsponsor.

• Fodboldskoler Vi bliver tilmeldt skoleaktiviteten hovedet, kroppen, klubben samt der bliver lavet fodboldskole i uge 26 i samarbejde med DGI – Ansvarlig TE, TJ og CJ
• Nytårskur 2022 – Vi har pga. den nuværende Covid-19 situation besluttet at aflyse nytårskuren i år       Julegaver vil blive uddelt indenfor de næste 14 dage – Der vil ligeledes blive skrevet direkte ud til træner/holdledere mm – Ansvarlig CJ
• Sommerfest lørdag den 18. juni 2022 for trænere/holdledere/frivillige m/påhæng, sponsorer m/påhæng, samt +18 årige medlemmer senior, fitness, veteraner mm – Der vil også være kåring af årets træner, spiller og frivillige mm. Ansvarlig CJ, TE, MJ, + øvrige bestyrelse
• Fast træffetider Spraglehøj Forretningsfører Thomas Elmar træffes hver torsdag fra kl. 15-18 samt Formand Martin Jacobsen vil kunne træffes hver sidste torsdag i måneden kl. 18-19   

3. Status fra Forretningsfører, bl.a.

• Opstart af nyt pigehold. Der starter snart et nyt pigehold i klubben. I den forbindelse er der behov for flere hjælpetrænere (tirsdag og torsdag kl. 17). Ansvarlig CJ og TE
• Trænersituation. Udover pigehold mangler der yderlige trænere til drenge U9, U13 & U16 TJ og TE arbejder på sagerne.
• Der er mulighed for at uddele brochure i byen i maj måned. TE kontakter holdlederne for at finde frivillige.
• Børne/Ungdomsråd. Igangsættes holdene fra årgang U10 og opefter – Ansvarlig TE
• Kompetencetræning. Der overvejes at tilbyde ekstratræning til spiller som har særlige kompetencer/ færdigheder. TE og Gustav kommer med et oplæg til bestyrelsen.
• Trænerlicenser/ kurser/ kamplederkursus. Der er flere spillere og trænere som er påbegyndt kurser over de seneste måneder. Men der mangler dog stadig tilmeldinger til kamplederkursus.
• Der arbejdes på at finde nogen som kunne styre kiosken frivilligt på visse ugedage. Ansvarlig TE
• Lørdagsrock. Der vil blive afholdt et musikarrangement sammen med Jyllingefestival (7 eller 14 maj). Ansvarlig TE, CJ og aktivitetsudvalg.
• Tribuneudbygning Ansvarlig TE, TN, MJ og Praktiskudvalg
• Fyrværkerisalg. Salget af fyrværkeri har været et stor succes som har givet et pænt overskud til klubkassen.

4. Status Udvalg/ nedenstående teams er kommet i gang:

Aktivitets udvalg – Kommercielt udvalg – Sports udvalg – Praktisk udvalg – Pige/dame udvalg

5. Jyllinge FC E-Sport

Der har været afholdt status/evalueringsmøde med Mathias, Thomas og MJ

• TH gjorde redde for nuværende situation i Jyllinge E-sport afdeling.
• er der 27 betalende medlemmer i E-Sport fordelt på 4 ungdomshold og 1 seniorhold.
• TH og Mathias kommer med et oplæg for Jyllinge FC E-Sport afdeling i det kommende år.

6. Trænere/ ung trænere

• Status for trænere blev drøftet som en del af de øvrige agendapunkter.

7. Økonomi (Torben V)

• TV gav et kort status over regnskab 2021. Den endelige regnskab ville blive fremlagt til det næste bestyrelsesmøde i starten af februar.
• Restancer medlemmer. Der er pt. omtrent 60 medlemmer i restance som skylder i alt 60k i kontingent. Der bliver sent et sidste varsel ud i de kommende dage og medlemmer som ikke udligner deres konto bliver meldt ud af klubben.
• Budget for 2022 oplægget fra TV, TF, TG og MJ – Budget vedtaget

8. Spraglehøj Klubhus/rengøring/skur/baner:

• ”aktivitets- og hyggedag” for medlemmer og trænere i JFC hvor man bl.a. sætter udearealerne i stand og samtidigt arrangerer fællesspisning med god mad og drikkevarer til medvirkende. Der overvejes om at slå dagen sammen med støbning mm af tribune projekt Ansvarlig TE og TN 

9. Nyt fra kommunen

• Der er aftalt møde med Roskilde kommune og MJ den 17/1-2022

10. To Do liste

• Corona nyt/restriktioner mm. Den seneste Corona situation blev drøftet og klubben åbner for alm. træning og drift i januar måned med de bekendte forholdsregler – Ansvarlig Alle
• Nytårskur 16/1-2022. Skrivelse udsendes og gaver afhentes/udleveres – Ansvarlig CJ
• Nyhedsbrev udsendes januar 2022 Ansvarlig BD
• Webside skal opdateres mm. Ansvarlig TE, TG og MJ
• Hovedet, kroppen, klubben og Fodboldskole uge 26 – Ansvarlig TE og TJ
• Sommerfest (plus 18 år) ansvarlig CJ, TE, MJ (lørdag, 18. juni 2022)
• Trænerkontrakter 2022 træner og ung træner kontrakter. Ansvarlig TE, MJ
• Aktivitetsdag endelig dato og arbejdsplan mm Ansvarlig TE, TN
• Lørdagsrock. Ansvarlig TE, CJ Aktivitetsudvalg
• Ansvarlig TE, TN
• Der skal tages billeder af bestyrelsesmedlemmer i løbet af januar. Ansvarlig BD og TE.
• Jyllinge FC E-sport. TE og Mathias udarbejder plan Ansvarlig MJ
• Børne/ungdomsråd. TE kommer med et oplæg.
• Træneresituationen. TJ, TE arbejder benhårdt på at finde nye dygtige trænere – (med nyt værktøj/redskab) til de forskellige hold. Ansvarlig TJ, TE, MJ
• Sponsoraftaler up to date sendes til bestyrelsen – samt nem, hurtig og overskuelig oversigt inkl. Link udarbejdes til websiden – Ansvarlig TE, BD, TG
• Indkaldelse træner/holdleder møde – Ansvarlig TE, MJ
• Godkendte Budget 2022 indrapporteres og tilpasses JGI - Ansvarlig TV
• Tøjaftale Sportsmaster fjernes fra websider mm – Nye banner inde og ude samt opkobling af webportal til Jyllinge-fc.dk - Ansvarlig TE

11. Evt.

Nyt bestyrelsesmøde torsdag den 3. februar 2022 kl. 18.30

Med venlig hilsen

Torben Grünheit
Jyllinge FC