Referat af bestyrelsesmøde 27. januar 2020

Referat af bestyrelsesmøde tirsdag den 27. januar 2020 kl. 19.00 i klubhuset.

Tilstede: Michael Talchow (MT) (formand), Torben Grunheit (TG) (ref.), Dorte Hermansen (DH), Thomas Elmar (TE), Torben Vestergaard (TV), Rikke Krygermeyer (RK), Christina Jørgensen (CJ). Afbud: Torben Jørgensen (TJ), Arne Fuglesang (AF).

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

1. Godkendelse af dagsorden

Ingen anmærkninger til dagsorden.

2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
3. Reparation af ødelagt glas på trænereboksen (fra Senior 3 kampen). Thomas tager kommunikation med kommunen om det. Fakturaen for reparation og DBU bøde fra kampen skal sendes til Senior 3 (Torben V).
4. E-Sport. Der skal indhentes børneattester for trænerne af E-Sportholdet. (Michael T)
5. Træneretøj skal afleveres tilbage når en træner stopper i klubben – f.eks. Arnes træningsjakke etc. skal indhentes igen (Thomas E).
6. Jyllinge FC hjemmeside. Der er behov for at opdatere vores hjemmeside – den er pt. ret outdated og trænger til lidt fornyelse. Der mangler bl.a. vores retningslinier og målsætninger og lignende. Rikke tager første oprydning sammen med Dorte H.
7. U11 tilgodehavender. Der skal bestilles træningssæt til U11 holdet. Thomas E tager dialogen.
8. U15 piger tilgodehavender. Der skal bestilles en soundboks til U15 holdet. Thomas tager dialogen.
9. Opdatering af sponsorvæg. Thomas tager sig af opdatering af væggen.
10. Socialt arrangement for trænerne. Der skal planlægges en sommerfest for trænerne i løbet af juni måned (evt. lørdag 20. juni 2020). Torben J tager koordinering for det.
11. Orientering fra Formanden
12. eSport tilbud hos Jyllinge FC.
    Thomas fra Bavnehøjskole fremlagte forskellige koncepter for eSport. Koncepterne er møntet på børn i alderen fra 10 til 18 år . At opbygge et nyt eSport koncept for klubben kræver lidt investeringer i starten. Der skal købes udstyr og pc´er til omkring 80.000 til 90.000 DKK. Derfor skal vi lige undersøge om der er opbakning blandt medlemmer og i byen for at støtte sådan et koncept. Dorthe H tager første skridt med kommunikation med facebook grupper for at se om der er tilslutning og interesse nok.
13. Pigeraketten 2020. Jyllinge FC glæder sig at kunne tilbyde pigeraketten i 2020 som afholdes lørdag, 30. maj fra 10 til 15. Der er behov for flere frivillige medlemmer til at hjælpe til. Der vil være en trænere fra DBU på dagen – men vi mangler stadig yderlige kræfter. Bestyrelsen skal melde tilbage inden 10. februar om vi har mandskab nok til opgaven. Måske kunne Torben J og hans pigehold stå for det.
14. Første målmandstræning. Det første målmandstræning blev afholdt 17. januar som var en meget positiv oplevelse. Michael undersøger yderlige samarbejde med Roskilde RB.
15. Jyllinge FCs ny webshop er kommet op at køre nu. Den skal stadig opdateres med flere andre tøjpakker. Rikke sender mail til Michael med yderligere tøj og Michael sender videre Sportsmaster.
16. Formanden gik opgavelisten for 2020 og ansvarsomfordeling igennem. Alle opgaver blev fordelt blandt bestyrelsen og eksisterende medlemmer.
17. Årligt Medlemsmøde 2020. Det årlige medlemsmøde er planlagt til at blive afholdt søndag d. 29. marts kl. 10 til 13. Invitationen skal sendes ud via kluboffice (Michael T). Vi skal forud for mødet have revideret målsætninger og vision som pt. går fra 2019-2021, så vi har målsætninger frem til 2022, herunder skal trænerudviklingsprogrammet indgå samt de aktiviteter, der vil fremgå af årshjulet.
18. Årshjul. Michael fremlagte planen og aktiviteter til årshjul 2020. Michael sender oversigten til Torben G som konsoliderer alle opgaver i kluboffice og fordeler den endelige version til bestyrelsen.
19. Status på Forretningsfører.
20. Thomas gjorde rede på nuværende sponsoraftale situationen. Der med glæde berettes at der blev fundet endnu et nyt sponsor (PC Schematic) til klubben på det seneste.
21. Rengøring. Der er mulighed for at finde aflastning til rengøring via unge spiller (U15) som gør rent nogle gange om ugen. Vi undersøger om der er mulighed for at få lønnen betalt via en speciel sponsoraftale, så at det ikke yderlige belaster økonomien for Jyllinge FC. Thomas kigger nærmere i kontrakt og aflønningsforhold.
22. Bold og bevægelse (BOB). Thomas har aftalt en forløb over 8 uger med lokale institutioner som kunne starte om foråret. Desuden søges der tilskud fra kommunen til konceptet – samt seniorbold (+65).
23. Belysning på parkeringspladsen. Der blev aftalt med kommunen at parkeringspladsen på Spraglehøj skal være belyst om aftenen fra januar måned for at give mere tryghed til klubbens medlemmer og besøgende. Belysningen har været i stykker og Thomas arbejder med kommunen for at få løst problemerne.
24. Økonomi
25. 2019 Regnskab. Resultater for 2019 viser en positiv udvikling og vi regner med en mindre overskud som årsresultat.
26. 2020 Budget. Det nye budget for 2020 bliver fremlagt til hovedbestyrelsesmøde i januar.
27. Sportsudvalg (Michael).
    • Senior 2 mødet. Formanden og næstformanden afholdt et afklaringsmøde med Senior 2 trup om den kommende kontingentstigning. Som udgangspunkt var holdet ikke tilfredse med stigningen til deres hold. Men spillerne ville gerne fortsætte og udarbejder et forslag til kontingentregulering til næste medlemsmøde om hvordan det ellers kunne håndteres. DH hjælper senior 2 med udkast.
    • Aktivering af forældre. Bestyrelsen er meget glad for at Rene fra U17 har sagt ja til at arbejde mere aktiv med forældrene i klubben - både til at deltage mere i klubbens aktiviteter men også for at give noget økonomisk støtte.
    • Ungtrænere. Et sæt af ny kontrakter til ungtrænerne er i gang med at blive udarbejdet i sammenarbejde med JGI hovedkontor. Kontrakter indeholder en attraktiv pakke som gøre det muligt for ungtrænerne til varetage deres trænereopgaver og kan tjene lidt pengene på sidelinjen, så de ikke skal have ekstra job i fritiden, som gør det vanskeligt for dem at varetage deres trænergerning.
28. Økonomiudvalg, Kontingent (Torben). Torben G gjorde rede for nuværende medlemssituation. I alt har over 60 medlemmer meldt sig ud i januar måned. Det svarer i store træk de samme antal som meldte sig ud i sidste januar. I øjeblikket har klubben ca. 360 medlemmer. Den næste kontingentkørsel med de nye kontingentsatser er blev forberedt og kører i starten af februar.
29. Klublivsudvalg, drift af kiosk (Dorte/Christina). Der er ikke yderlige kommentar til kiosken. Kiosken er åben og kører efter planen på nuværende tidspunkt.
30. wrap up
31. Dato for næste bestyrelsesmøde
    Næste bestyrelsesmøde er planlagt til mandag, 2. marts kl. 18 i klubhuset.

Med venlig hilsen

Torben Grünheit

Jyllinge FC