Referat af bestyrelsesmøde 8. april 2019
Referat af Bestyrelsesmøde mandag den 8. april 2019 kl 19.30 i klubhuset.
Tilstede: Michael Talchow (MT) (formand), Torben Grunheit (TG) (ref.), Michael Svensson (MS), Rikke Krygermeyer (RK), Dorte Hermansen (DH), Arne Fuglesang (AF), Torben Jørgensen (TJ), Jens Pødenphant (JP), Thomas Elmar (TE). Afbud: Torben Vestergaard (TV).
Dagsorden for bestyrelsesmødet:
1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
a. Velkomstbrochure. Vores nye velkomstbrochure skal godkendes af alle medlemmer af bestyrelsen. MT sender ud til medlemmer af bestyrelsen, som herefter har 7 dage til at komme med input, hvorefter de gøres færdige og sendes til hhv. Rikke, som sender dem til trænere og medlemmer og forretningsføreren, der sørger for, at have et lager liggende til trænere mv.
b. Gameraften. Der skal undersøges om vores netværk kan klare datamængden. MS tjekker Yousee faktura for at se det nuværende abonnentment.
3. Orientering fra Formanden (Michael)
a. Legebold. Kontingentet for U2 til U4 skal oprettes i kluboffice (TG). Desuden skal der også oprettes et hold til vores yngste i systemet og kontingentsats for dem er 100,- DKK per halvsæson (RK).
b. Prøvetræning. Nybegyndere i klubben har den første måned gratis før de skal beslutte sig om de ville være medlem i fremtiden.
c. Opdatering af forretningsorden. Forretningsorden skal vedligeholdes og opdateres med seneste input fra medlemsmødet og bestyrelsesmedlemmer (MT og TJ). Desuden skal der oprettes mailadresser til alle relevante poster i Onemail og hjemmesiden skal opdateres med med nye bestyrelsesmedlemmer samt suppleant (RK).
d. Intern kommunikation. DH laver en oversigt af vores nuværende mediekanaler, og hvordan de skal bruges fremmedrettet. RK ville gerne hjælpe med at lægge tingene ud på hjemmesiden, mens DH koordinerer indlæg på Facebook.
e. Tøjaftale. Unisport og Sportsmaster har begge givet nyt tilbud på en nyt tøjaftale. Begge forslag er bedre end den nuværende. Leveringstiden af tøjet er ens – men der lidt difference i andre betingelserne i kontrakten. Sportsmaster tilbyder bl.a. også et eget webshopløsning til klubben som kan være en del af hjemmesiden. Desuden har vi behov for flere ”pakkeløsninger” for de
forskellige hold (f.eks. 5 mandspakke, 8 mandspakke etc). TE kommer med et forslag ang. nogle muligheder løsninger og priser (inkl. trænertøj), som præsenteres på næste bestyrelsesmøde.
f. E-sport. Klub Poplen vil gerne være med til at se på mulighederne indenfor E-sport og evt. dannelse af en ny e-sport afdeling med fokus på Fifa. DBU tilbyder koncept for e-sport og kunne hjælpe med opbygge det. MT og DH tager dialogen med Poplen og tegner en proces frem mod et koncept, herunder drøftelser med DBU, JGI.
g. Fodboldens Venner. MT tager dialog for at undersøge yderligere muligheder for, at de vil støtte klubbens aktiviteter jf. målsætningerne for 2019-2021. Børne- og ungdomsudvalg kommer med forslag ang. turer som kunne tilbydes hvert årtil de forskellige årgange.
h. Motionsbold. Pigehold starter op 24. juni med DBU trænerer. Ang. tidligere fodboldfitness herrehold skal der søges dialog om evt. fremtidige samarbejdsmuligheder. AF og TE tager dialogen op.
4. Orientering fra forretningsfører
a. Sponsorer. TE gav kort status over nuværende aktiviteter og forventede fremtidige opgaver.
b. Pigeraketten. Pigeraketten (7 til 10 år) kunne evt. sættes op i uge 24 (onsdag, 12. juni). AF, TE og TJ undersøger om vi kan nå det.
c. Store klubdag. RK tjekker bedste dato til store klubdag – baseret på kampprogram til efteråret.
d. Adgang til klubhuset. Der skal søges dialog med løbeklub ang. hvordan adgang til klubhuset håndteres. Vi oplever tit at klubhuset er åbent uden at der er opsyn. Det skal helst reguleres.
e. Materialer. EL gør status på alle materialer inden sommerferien og i samarbejde med trænerne. Det blev drøftet om boldene evt. kunne deles mellem holdene, i stedet for at alle hold har deres egne bolde.
5. Økonomi (Torben)
a. 2019 regnskab – vi mangler stadig den aktuelle oversigt af regnskabet, da ikke alle fakturaer er bogført i systemet.
6. Udvalg:
a. Sportsudvalg (Michael/Dorte)
i. Uddannelsesweekend lørdag, 22/23 juni. Lørdag er der C1 trænerkursus for bl.a. alle juniortrænere, men alle er velkommen. Evt. overskydende pladser kan sælges til andre klubber.
Om søndagen er der kamplederkursus for alle der har lyst til at deltage. Klubben opfordrer alle U14 til U16 til at deltage samt forældre på de hold, hvor det er relevant og alle der ellers har lyst til det. Tilmelding til begge aktiviteter åbner så snart datoerne er endeligt bekræftet af DBU.
ii. Juniortrænereuddannelse. Alle juniortrænere er sat på hold og der skal bestilles nyt tøj til dem. Næste møde i netværket af juniortrænere er den 7. maj, hvor Kristian Forman og DH tager i mod. TE tjekker om der muligvis kan findes sponsoraftaler til dem.
iii. Drengene U10/ U11/ U12. Skal evt. lægges sammen pga. af manglende antal spillere. Der afholdes møde i denne uge sammen med trænerne om mulige fremtidige set-ups (AF og MT).
b. Økonomiudvalg, kontingent (Torben). TG gjorde rede for kontingentsituationen i klubben.
c. Klublivsudvalg, drift af kiosk (Dorte/Rikke)
i. Setup for Senior 1 kampe er på plads. Seniorerne står selv for plakat og folk til grillen. Vi åbner Toppen og køber pølser mv. (DH)
ii. JP vil gerne hjælpe med at handle øl og vand. DH koordinerer.
iii. Kiosken kører forbilledligt – tak til Susanne, Natascha og Michael for det.
iv. Vejfodboldturnering. Kan vi lave et udendørsstævne som er åbent for alle en søndag hen over sommeren? RK tjekker om der findes dato en ny kalender.
v. Sidste seniorkamp 15. juni. Vi har ikke vores klublokale den dag pga. af arrangement af løbeklubben. Kan vi finde et alternativløsning til forplejning?
d. Pokalfestudvalg. Skulle oprindelige afholdes 15. juni, men da vi har pt. ingen lokaler har til rådighed pga. årsfest i løbeklubbe, må vi overveje alternativer formentlig på den anden side af sommerferien. TE tager dialogen med løbeklubben om et evt. alternativ løsning – ellers skal vi fastlægge et nyt dato.
7. Evt.
8. Wrap up
9. Dato for næste bestyrelsesmøde Næste alm. møde i bestyrelsen er onsdag, 8. maj kl. 18.00
Med venlig hilsen
Torben Grünheit
Jyllinge FC