Referat af bestyrelsesmøde 7. august 2019

Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 7. august 2019 kl. 18.00 i klubhuset.

Tilstede: Michael Talchow (MT) (formand), Torben Grunheit (TG) (ref.), Dorte Hermansen (DH), Torben Vestergaard (TV), Torben Jørgensen (TJ), Christina Jørgensen (CJ), Rikke Krygermeyer (RK), Thomas Elmar (TE). Afbud: Arne Fuglesang (AF), Jens Pødenphant (JP).

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
3. Nyt ”kasseapp” til kiosken. TJ undersøger om vi kan få en anden app til at registrere salg af varerne fra kiosken. Det nuværende kasseapparat er nedlagt og abonnementet er opsagt, da det var alt for dyrt.
4. Problemer med ovnen i køkkenet. Vores ovn i køkkenet stoppede med at virke efter et større strømsvigt i juni. TE har undersøgt sagen. Det kunne godt være pga. dårlig elektrik/ ledninger i køkkenet. Ovnen virker pt og vi overvåger situationen.
5. Orientering fra Formanden (Michael)
6. Fodboldens Venner. Fodboldens Venner har yderligere bevilliget 25.500. 8.000 kroner er givet til arbejdet med ungtrænere og 17.500 er bevilliget til uddannelsesweekenden i juni, hvor vi fik uddannet 8 C1 trænere og 22 kampledere. Stor tak til Vennerne.
7. Martin Andersen overvejes som koordinator for de hold som skal lægges sammen fx fordi der er for få spillere en årgang, fx 03/04) eller af andre sportslige grunde. Vi mangler pt. et generelt koncept for disse sammenlægninger, og det ville være en god mulighed for sikre at disse ændringer sker så kontrolleret som muligt. MT drøfter tager det med i Sportsudvalget.
8. Senior 3. Træningen for det nye senior 3 er startet succesfuldt op hen over sommeren.
9. Specifikt træning fredag. Træningen er planlagt og begynder 16. august. Pt. er 22 børn tilmeldt - 16 drenge og 6 piger. Tilmeldingsfrist ender ultimo uge 32.
10. Oktoberfest i Roskilde. RB 1906 arrangerer oktoberfest i deres klub og de tilbyder en bonusordning hvor alle tilmeldinger som kommer via/ fra Jyllinge FC giver 75,- kr til vores klubkasse. DH lægger det op på vores Facebook.
11. JGI kultur/ idrætspris 2019. DH undersøger om Jyllinge FC har potentielle kandidater som kan indstilles til prisen.
12. Velkomstbrochurer skal skrives rent og sættes pænt op. TE undersøger muligheder med Easydisplay. Derefter skal de lægges op på hjemmesiden og tilføjes i velkomstmailen af Kluboffice for alle nye medlemmer, deres forældre og nye trænere.
13. Jyllinge spiller bold. De nye koncept har være en god succes i sommerferien. Der har været pænt tilslutningen på de dagene med en del børn som var oppe i klubben og spillede gratis bold. Store tak til Dorte H for hendes indsats i denne forbindelse.
14. Orientering fra forretningsfører
15. TE har kontaktet alle sponsorer som er i systemet og ryddet op i gamle sager. Der er flere sponsorer som udtrykte deres utilfredshed med den tidligere behandling fra klubbens side. TE kontakter alle sponsorer og forsøger at reetableres samarbejdet omkring vores nye vision og den nye start for Jyllinge FC.
16. Status på nøgler/ maling/ rep. af bænk. Det er svært at komme i kontakt med kommunen pga. af sommerferien. TE følger op i august måned.
17. Nyt Sportsmaster banner. TE tager kontakten til Sportsmaster for at få nyt banner.
18. Hovedrengøring. Køkken som manglede rengøring i løbet af foråret, bliver en fast del af rengøringsskemaet fra nu af.
19. Status på Vej Cup 2019. Pga. af manglende tilmeldinger kan vi ikke nå det til efteråret. Det blev besluttet at afholde Vej Cup i maj/ juni 2020 og evt. bløde op for konceptet en smule. TE finder en ny dato.
20. Andre indtægtsgivende aktiviteter. Der overvejes at igangsætte en bankokoncept op i Jyllinge FC. RK tjekker hendes kontakter og MT spørger Fodboldens Venner om hvordan de har gjort de tidligere. RK og MT præsentere et oplæg på næste bestyrelsesmøde.
21. Målaktier. Der overvejes at sælge målaktier til alle (medlemmer og ikke-medlemmer) med et mindre beløb pr. aktie fx 25 kr. og 5 kr. pr mål med opkrævning 2 gange årligt. I første omgang gælder aktierne til Serie 1. TE udarbejder en koncept inden næste møde.
22. Kamptøjet fra Sportsmaster. Vi mangler stadig af modtager de sidste bestillinger fra Sportsmaster. Der er pt. gået over 40 dage siden bestillingen og det handler om lagerførte produkter. MT tager straks kontakt med vores key account hos Sportsmaster.
23. Økonomi (Torben)
24. 2019 regnskab. Vi mangler et opdateret regnskab fra JGI og har dermed ikke det fulde overblik over alle regninger og udgifter lige pt. TV følger op med Janni fra JGI.
25. Kontingent U5. Kontingentet for U5 har været oppe og vende på medlemsmødet i marts. Der blev besluttet at bestyrelsen skulle finde en løsning for kontingentet. Bestyrelsen har drøftet sagen og fastlagt kontingentsatsen til 400,- pr. halvår.
26. Udvalg:
27. Sportsudvalg (Dorte)
    19. C1 trænerkursus 15/9-19. Kursus er planlagt og forventes at afholdes som beskrevet.
    20. Træner Kick-off 21/8-19. Kasper Larsen (Scout fra Roskilde FC) holder oplæg ang. alderstilsvarende træningsprogram. Resten af programmet er under udarbejdelse. DH og TE lægger program om i denne uge.

• Status på afholdt Uddannelsesweekend. Det var en vellykket arrangement. Alt gik som forventet og der var masser af glade deltagere rundt omkring.

1. Status på Ungtrænere og Ungdommere. RK laver et overblik over alle dommere i klubben inkl. ungdommere til næste mødet.
2. Målmandstræning. Det er aftalt, at Morten Dyre arbejder på et koncept for målmandstræning i klubben fx camps, som præsenteres for bestyrelsen. Næste møde med Morten er om 3 måneder.
   
   

50. Økonomiudvalg, kontingent (Torben). TG gjorde rede for kontingentsituationen i klubben. Sidste kontingentkørsel i august er gået igennem. Der var 389 aktive medlemmer primo august. De fleste pengene er allerede inddrevet – men der er pt. stadig omtrent 50.000 kr udestående hos forskellige medlemmer. Der bliver sendt en betalingspåmindelse ultimo uge 32.
51. Klublivsudvalg, drift af kiosk (Dorte). Kiosken kører som den skal. Vagterne er fordelt på de enkelte hold indtil efteråret og besked sendes ud i denne uge. Kiosken vil frem mod uge 42 have åbent hver onsdag, torsdag og fredag
52. Opdatering af hjemmesiden. Vores hjemmeside trænger at blive optimeret. TE og RK tager kontakt til DBU om et evt. kursus og får lagt en plan for opdatering.
53. Børne og ungdomsudvalg. - Fælles/ Klubtur. TJ laver en oversigt over alle turer som tilbydes fra klubbens side. Stort børne- og ungdomsstævne på Spraglehøj: Til næste bestyrelsesmødet skal vi drøfte mulighederne for et større stævne på Spraglehøjet. CJ og TJ laver oplæg til et børnearrangement til næste møde.
54. På næste møde afsætter bestyrelsen god tid af til at drøfte klubben fremtidige mulige forretningsmodeller, dvs. kontingentstruktur, træneraflønning mv.
55. Wrap up
56. Dato for næste bestyrelsesmøde
    Næste bestyrelsesmødet er onsdag, 11. september 2019 @ kl. 18.00 i klubhuset.

Med venlig hilsen

Torben Grünheit

Jyllinge FC