Referat af bestyrelsesmøde 11. september 2019

Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 11. september 2019 kl. 19.00 i klubhuset.

Tilstede: Michael Talchow (MT) (formand), Torben Grunheit (TG) (ref.), Dorte Hermansen (DH), Christina Jørgensen (CJ), Rikke Krygermeyer (RK), Thomas Elmar (TE) , Torben Jørgensen (TJ), Jens Pødenphant (JP). Afbud: Arne Fuglesang (AF), Torben Vestergaard (TV).

Dagsorden for bestyrelsesmødet:

1. Godkendelse af dagsorden
2. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde
3. Ny ”kasseapp” til kiosken. Der blev valgt ”IZettle” app, som er et program der kan bruges til at styre kiosksalget. Forbrugsvarer og varegrupper kan styres via app’en og bogføres korrekt. Vi afprøver det i et opstartsperiode over de kommende uger. TJ har ansvaret for indkøb og opsætning. DH sender prisliste. Så snart det er på plads, inddrager han kioskudvalget.
4. Nyt Sportsmaster banner. Vi mangler stadig banner fra Sportsmaster TE tager kontakten til Sportsmaster og afklarer situationen.
5. Målaktier. Der er udarbejdet koncept til målaktier, som hvert hold kan bruge. TE ser det igennem og sender ud. Tanken om at sælge målaktier til Senior 1 skrinlægges for nuværende pga. situationen på Senior 1. Vi tager det op igen næste sæson.
6. Velkomstbrochurer skal tjekkes igennem en sidste gang. RK har ansvaret for det. TE tager kontakt til EasyDisplay for at se på aftale om opsætning. Når de er sat op skal RK lægge dem alle på hjemmesiden . Trænerne skal have tilsendt trænerudgaven på mail. MT har ansvaret for det. Alle medlemmer skal have tilsendt spiller- og forældrebrochuren. TG har ansvaret for det.
7. Orientering fra Formanden (Michael)
8. Kontingentstruktur for 2020. Der blev drøftet forskellige modeller hvordan kontingentindtægterne kunne fordeles/ bruges fremmedrettet i lyset af vores sportslige profil. Hvordan kan vi arbejde hen i mod endu mere kvalitet i træningerne, flere uddannede trænere og mere sammenhæng på tværs af årgangene – og hvordan kan det understøttes af vores økonomiske model? DH og TE arbejder videre med udkastet til næste møde.
9. Senior 3 hold. Der er blevet indberettet flere kedelige episoder om upassende opførelse af vores Senior 3 hold under kampene og træningen. TE tager dialogen med holdlederen om klubbens værdier og korrekt opførsel, når man repræsenterer Jyllinge FC.
10. Orientering fra forretningsfører
11. Bestyrelsen har vedtaget, at forretningsføreren få lov til at købe materialer, rekvisitter og forbrugsvarer som er nødvendig for at holde klubbens daglige drift. Desuden blev der afsat et beløb af 5.000,- til afholdelse af arrangement for klubbens sponsorer den 25. oktober 2019.
12. Oprydning af omklædningsrum. Det er blevet indberettet, at flere omklædningsrum var i dårlig tilstand efter kampene i weekenden. Bestyrelsen var enig om at trænerne har ansvar for, at  holdene forlader stederne i god tilstand (det gælder også kabinerne som udeholdene har brugt). TE laver et ekstra nøgle sæt som kan bruges af trænerne til at låse dørene i løbet af weekenden.
13. Økonomi (Torben V). Ikke til stede.
14. MT T gav et kort overblik af klubbens økonomi på vegne af TV. Overordnet set har klubben pt. en sund økonomi , men der er ikke mange penge at sætte i omløb til udvikling. Bestyrelsen for venter, at regnskabet for 2019 går i 0. Dermed skal klubben fortsat ud og søge midler ud over kontingenter hos sponsorer, fonde mv. til de tudviklingsarbejde, der ligger i værdier, visioner og målsætninger for 2019-2021.

Udvalg:

1. Sportsudvalg (Dorte)
   11. U11. Tilgodehavender for frivilligt arbejde fra holdet bliver godtgjort via træningsdrageter til hele holdet. TE undersøger mulighederne og vender tilbage til holdets holdleder Gitte Svanebjerg.
   12. Nyt trænermøde. Næste trænermøde er mandag d. 4. november på Spraglehøj. TE booker lokale. Følgende punkter er på dagsordenen: Nyt fra klubben, Sportslig profil, Hvad mangler du. DH  udarbejder oplæg til agenda og indhold til næste bestyrelsesmøde. MT sender dato ud  via kluboffice og TE tager sig af madbestilling hos Bondestuen. Som udgangspunkt er alle trænere tilmeldt. De skal aktivt melde sig fra, hvis de ikke ønsker at deltage.

• Der overvejes en koordinatorstilling for de hold som skal lægges sammen fx fordi der er for få spillere en årgang, fx 03/04 - eller af andre sportslige grunde. Vi mangler pt. et generelt koncept for disse sammenlægninger, og det ville være en god mulighed for sikre at disse ændringer sker så kontrolleret som muligt. MT drøfter tiltager med  Sportsudvalget.

4. Sportslig profil. Hvordan sikrer vi kvalificeret træning til de der vil og kan lidt mere på deres hold? Der skal udarbejdes en retningslinje ang. op- og nedrykning af spiller fra børne-/ ungdomshold til det næste ældre/yngre hold (fx fra U12 til U13)TE indleder opdatering af vores fodboldpolitik, der allerede adresserer disse emner og drøfter opdateringen med Sportsudvalget samt Børne- og Ungdomsformanden (AF og TJ). Oplægget skal pæsenteres på trænermødet den 4. november, så de deadline er 25. oktober 2019, så bestyrelsen kan nå at læse det inden og det kan fremsendes til trænerne forud for mødet.

1. Økonomiudvalg, kontingent (TG). TG gjorde rede for kontingentsituationen i klubben. Der er ikke nogle særlige anmærkninger denne gang.
2. Klublivsudvalg, drift af kiosk (Dorte).
   2020. Årshjul til 2020. Til næste bestyrelsesmøde skal der planlægges årshjul for 2020 som viser hvilke møder og aktiviteter der skal gennemføres i løbet af året. Årshjulet udarbejdes på mødet.
   2021. Julekalender. DBU tilbyder at sælge julekalendrer for klubber og holdene. Vi forventer at bestille julekalender til holdene som kan sælge dem i Jyllinge og omegn i løbet af december. TE prøver at arrangerer en fællesfoto for klubben som kan bruges som motiver til kalenderen og tager kontakt til DBU for at høre om deadlines mv. I givet fald vil salget skulle indledes i november, evt. med fælles kick-off i klubben.

• Målmandstræning. Der blev besluttet at det pt. ikke nødvendig at går videre med den indstillingen fra Sportsudvalget vedr. målmandstræning for U19 og Senior 1, da U19 ikke efterlyser det og situationen på senior 1 ikke tilskylder til flere trænere. Der er brug for målmandstræning i klubben og TE vil se på mulighederne for at lægge målmandstræning ind som et tillæg til specifik eller på anden vis. TE udarbejder oplæg til næste bestyrelsesmøde

1. Børne- og ungdomsudvalg
   1. Klubturer. Følgende ture er blevet valgt til officielle klubture for JFC
      1. Rema 1000 Cup. Uge 26 2020 for U8-U12 (drengene).
      2. Branbant Open, Holland. 9-12. april 2020 for U13/ U15/ U16/ U17 (drengene).

• Ålborg City Cup. 21-23. maj 2020 for U9-U17 (drengene)

13. Øens Cup. 11-13. oktober 2019 for U8-U12 og 15-17. november for U13-U17.
14. Evt. Gothia Cup for U19.

1. Stævner: Vi vil gerne arbejde for et stævne på hjemmebane ti l foråret. CJ og TJ vender tilbage med et oplæg på næste bestyrelsesmøde, hvorefter der skal nedsættes et udvalg. .

8. Wrap up
9. Dato for næste bestyrelsesmøde
   Næste bestyrelsesmødet er mandag, 7. oktober 2019 @ kl. 18.00 i klubhuset.

Med venlig hilsen

Torben Grünheit

Jyllinge FC