Bestyrelsesmøde 6. maj 2015 - Referat

Referat af bestyrelsesmøde onsdag den 6. maj 2015 kl. 18.00 i klubhuset.

Til stede:

Michael Rosenbom (MR), Michael Vilebæk (MV), Torben Vestergaard (TV), Carsten Bjørke (CB), Rene Dalskov (RD), Brian Maurer (BM), Dorthe Larsen (DL), Casper Boe (CBO), Søren Baltz (SB), Poul Gilling (PG), ref.

Afbud:

Ingen

Referat:

Ad. 0. Orientering Michael Rosenbom

MR bød velkommen til alle. Herefter orienterede MR om blandt andet mission, vision og værdier i klubben samt om forventningerne til arbejdet i bestyrelsen.

Ad. 1 Godkendelse af dagsorden

Punkt orientering om kiosk medtages

Punkt forretningsfører fremover medtages

Ad. 2 Konstituering af bestyrelsen

Medlemmer

Carsten Bjørke

Rene Dalskov

Brian Maurer

Michael Vilebæk

Michael Rosenbom

Torben Vestergaard

Poul Gilling

Suppleanter

Dorthe Larsen

Casper Boe

Formand (valgt på årsmøde)

Michael Rosenbom

Konstituering

Næstformand (nyoprettet post, så der er klarhed over, hvem der overtager ved formandens eventuelle forfald. Sekretæropgaverne varetages fremover af næstformanden, så sekretærposten udgår)

Poul Gilling

Kasserer

Torben Vestergaard

Ad. 3 Økonomi – regnskab 2014 og budget 2015

TV og MR gennemgik økonomi samt budgetopfølgning med følgende opmærksomhedspunkter:

Kontingentindtægter ligger ca. 10% under det forventede. Action – MR/TV udarbejder udkast til actionplan

Kommunale tilskud ligger ca.kr. 50.000 lavere end forventet grundet tilskud pr. person er lavere, da der er flere foreninger, der søger puljen under Roskilde Kommune.

Grundet ovennævnte skal budgetregulering overvejes. Punkt – Action på budget 2015 skal med på næste BM

Fremover kan alle orientere sig via kluboffice om status på budget

Der vises en samlet oversigt over hovedtal på hvert BM

Kassereren rapporterer om væsentlige afvigelser på BM

Ad. 4 Årsplan 2015 og organisering

1.        Fordeling af opgaver
2.       Hvordan organiserer vi os fremover?

Det skal udarbejdes et udkast, som beskriver den fremtidige organisationsplan herunder referenceforhold for foretningsføreren. Action: RD/CB – udkast til næste BM

Ad. 5 Godkendelse af referat fra seneste møde

Godkendt

Ad. 6 Orientering – forretningsfører – orienteringsskrivelse eftersendes som bilag

Spørgsmål:

Sponsoraftaler – Der skal udarbejdes en oversigt over, hvilke sponsorater der udløber, er kontaktet etc. Der skal trækkes rapport fra CRM systemet, som skal fremlægges på næste BM. Action MR

Spørgsmål:

Flagstand skal sættes fast. Den er på plads.

Spørgsmål:

Overvejelse om persienner for vinduer i klubhuset for at skærme for solen. Action BM.

Ad. 7 Planlægning af bestyrelsesmøder 2015

Ad. 8 Ansættelse af ny forretningsfører

MR gennemgik forslag til ansættelsesproces.

Bestyrelsen drøftede det videre forløb omkring ansættelse af ny forretningsfører, og bad MR og PG tage action, og holde bestyrelsen orienteret.

Der skal blandt andet udarbejdes ny profilbeskrivelse samt udarbejdes referat fra møde med SB den 7. maj. Action – PG

Udkast til kommunikationen i forbindelse med SB’s fratrædelse. Action CBO

Ad. 9 Kiosken

TV orienterede om status omkring kiosken efter der nu har været åben i ca. en måned.

Bestyrelsen bad TV fastlægge priser fremover for køb af drikkevarer til hold, hvis trænere/holdledere vil give drikkevarer til spillerne efter kampen samt sikre at dette meldes ud til alle relevante personer.

Ad. 9 Eventuelt

Møde om kalenderturnering DBU Sjælland.BM og CBO deltager den 20. maj. MR tilmelder. Tilbagemelding fra deltagerne på næste BM.

Orientering om kampe med diverse hold, hvor der har været udfordringer.

Orientering om tøjordningen seniorafdelinger. Lige vilkår for både herre og dameseniorer

Tidstermin Multibane – Forventes at være klar efter sommerferien

Besøg af delegation fra Tunesien den 4. juni for at se aktiviteter og faciliteter. Action PG

Trænermøde skal planlægges til efter sommerferien. Action PG

Punkt til næste møde – uddannelsesplan fremover